SepaHeld & Lexware Office
SepaHeld + Lexware Office: SEPA-Lastschriften direkt aus Lexware Office einziehen
Du nutzt Lexware Office (ehemals lexoffice) für deine Buchhaltung – und willst offene Rechnungen automatisch per SEPA-Lastschrift einziehen, ohne ständig zwischen Tools zu wechseln? Genau dafür gibt es SepaHeld. SepaHeld ist die Brücke zwischen Lexware Office und GoCardless und automatisiert den kompletten Weg von der Rechnung bis zum Geldeingang.
offizieller Lexware Office Partner · DSGVO-konform · in 5 Minuten startklar
Was ist SepaHeld – und warum ist es für Lexware Office-Anwender*innen so spannend?
SepaHeld ist eine SaaS-Lösung, die Lexware Office mit dem Zahlungsdienst GoCardlessverbindet. GoCardless ist einer der führenden Anbieter für SEPA-Lastschriften in Europa und stellt unter anderem eine Master-Creditor-ID bereit – du brauchst also keine eigene Gläubiger-ID, keine Inkassovereinbarung mit deiner Hausbank und keine XML-Datei-Uploads ins Online-Banking mehr.
Über SepaHeld werden deine in Lexware Office erstellten Rechnungen automatisch an GoCardless übermittelt. Beim Anlegen einer Rechnung wird – falls noch nicht geschehen – einmalig per E-Mail ein digitales SEPA-Lastschriftmandat eingeholt. Anschließend zieht GoCardless den Rechnungsbetrag pünktlich zum Fälligkeitsdatum ein, und SepaHeld meldet den Zahlungseingang an Lexware Office zurück. SepaHeld ist offizieller Lexware Office Partner. Die Verbindung erfolgt per OAuth in unter fünf Minuten.
Speziell für Selbstständige, Freelancer und kleine Unternehmen ist diese Kombination interessant, weil sie ohne IT-Know-how funktioniert. Du brauchst weder Programmierkenntnisse noch eine eigene Schnittstelle – die Verbindung erfolgt per OAuth in wenigen Klicks.
Was Lexware Office besonders gut macht
Lexware Office bietet GoBD-zertifizierte Buchhaltung mit automatischem Zahlungsabgleich und integriertem Online-Banking. Für Selbstständige, Freelancer und kleine Unternehmen stellt Lexware Office damit das Rückgrat der täglichen Buchhaltung dar. Diese Stärken machen das Tool besonders aus:
- GoBD-zertifizierte Cloud-Buchhaltung
- automatischer Zahlungsabgleich mit Online-Banking
- digitale Belegerfassung per App
- Lohn- und Steuermodule integriert
- Apple-Mac- und Windows-tauglich
Was Lexware Office dagegen nicht selbst leistet, ist der eigentliche Einzug per SEPA-Lastschrift über eine professionelle Zahlungsplattform. Genau diese Lücke schließt SepaHeld.
Schritt-für-Schritt: SepaHeld mit Lexware Office verbinden
- SepaHeld-Konto erstellen. Registrierung unter app.sepaheld.com, kostenlose Testphase, keine Kreditkarte nötig.
- Lexware Office verbinden. In SepaHeld auf „Lexware Office verbinden" klicken, deinen Lexware Office Account per OAuth autorisieren. Keine API-Keys, kein Copy-Paste.
- GoCardless verknüpfen. Ebenfalls per OAuth. Falls du noch kein GoCardless-Konto hast, wird es während des Onboardings angelegt.
- Zahlungsbedingung wählen. Bestimme, welche Rechnungen automatisch eingezogen werden sollen – z.B. „alle Rechnungen mit Zahlungsbedingung Lastschrift".
- Loslegen. Ab jetzt werden neue Rechnungen aus Lexware Office automatisch an GoCardless übergeben, Mandate digital eingeholt und Zahlungen zurückgemeldet.
Deine Vorteile mit SepaHeld & Lexware Office auf einen Blick
- Keine Mahnungen mehr – Lastschriften werden zum Fälligkeitstag eingezogen.
- Keine Gläubiger-ID nötig – GoCardless stellt seine Master-Creditor-ID bereit.
- Digitale Mandate – rechtssicher, papierlos, jederzeit nachvollziehbar.
- Buchungsvorschläge in Lexware Office – Zahlungen werden automatisch zugeordnet.
- Volle DSGVO- und SEPA-Konformität – Hosting in der EU, geprüfte Prozesse.
- Schneller Cashflow – pünktliche Eingänge statt offener Posten.
Kundenstimmen
Unternehmen, die SepaHeld vertrauen
„Die nahtlose Anbindung zwischen unserer Buchhaltung und GoCardless hat unseren Abrechnungsprozess spürbar verbessert. Wir sparen jede Woche viel Zeit.”
„Kein Switchen mehr zwischen den Systemen, keine Zahlendreher. Wir sind sehr zufrieden und würden SepaHeld jederzeit weiterempfehlen.”
„Dank SepaHeld läuft unsere SEPA-Abwicklung endlich reibungslos. Keine doppelte Datenpflege mehr – das möchten wir nicht mehr missen.”
Über 1.000+ Unternehmen ziehen mit SepaHeld bereits Lastschriften automatisch ein.
Vom Solo-Selbstständigen bis zum Weltmarktführer – SepaHeld verbindet Buchhaltung, ERP und Bank in einem automatisierten Flow.
Jetzt 7 Tage kostenlos testen
Preise
Ein fairer Preis. In 5 Minuten startklar.
Vertragslaufzeit 1 Monat
Kostenlos testen- in 5 min einsatzbereit
- kostenlos testen
- Serienrechnungen
- Einzelrechnungen
- E-Mail Support
- vollautomatische Erstellung von Mandaten
Vertragslaufzeit 1 Monat
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- Serienrechnungen
- Einzelrechnungen
- Abschlags- & Schlussrechnungen
- E-Mail Support
- Upload CSV Contact Lists
- vollautomatische Erstellung von Mandaten
- E-Mail Support
- anpassbare E-Mail-Vorlagen für die Mandatsanfrage
- manuelle Rechnungsauswahl möglich
- mehrere Zahlungsbedingungen
Praxisbeispiel: vom Beleg zur Buchung in Lexware Office
Stell dir vor, du erstellst in Lexware Office eine wiederkehrende Rechnung an einen Stammkunden mit der Zahlungsbedingung „Lastschrift“. Sobald die Rechnung abgespeichert ist, erkennt SepaHeld sie über die offizielle Lexware Office API – du musst nichts manuell auslösen. Liegt noch kein SEPA-Mandat vor, geht automatisch eine personalisierte E-Mail an deinen Kunden, mit der er das Mandat per Klick erteilen kann.
Zum Lastschrift-Stichtag (in der Regel zwei Bankarbeitstage vor Fälligkeit) startet GoCardless den Einzug. Sobald der Geldeingang bestätigt ist, schreibt SepaHeld einen passenden Buchungsvorschlag in Lexware Office zurück – inklusive Zuordnung zur ursprünglichen Rechnung und Status „bezahlt“. Du musst die Buchung nur noch bestätigen.
Technische Tiefe: Wie SepaHeld an Lexware Office andockt
SepaHeld nutzt die offizielle Lexware Office API. Die Verbindung erfolgt per OAuth 2.0 – du brauchst keine API-Keys zu kopieren oder Datei-Importe einzurichten. Synchronisiert werden Kundendaten, Rechnungen, Zahlungseingänge und Buchungsvorschläge.
Als offizieller Lexware Office Partner ist SepaHeld in den Lexware-Marketplace eingetragen und durchläuft regelmäßige technische Reviews seitens Lexware. Updates an der API werden so getestet, dass deine Verbindung dauerhaft stabil bleibt – ohne dass du selbst aktiv werden musst.
Sicherheit, Datenschutz und GoBD
Lexware Office ist GoBD-zertifiziert und vom Finanzamt anerkannt. SepaHeld respektiert dieses Datenmodell vollständig: Buchungsvorschläge werden so eingespielt, dass sie zur Lexware-Office-Prüfungsrichtlinie passen.
Hosting findet in der EU statt, alle Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Die Vorabankündigung („Pre-Notification“) versendet GoCardless rechtssicher in deinem Namen – du erfüllst damit die Pflichten aus der SEPA-Lastschriftvereinbarung, ohne eigene Mailroutinen pflegen zu müssen.
FAQ
Frequently Asked Questions
support@sepaheld.de
Wir helfen dir gerne.
Ja, du kannst SepaHeld für 3 Tage kostenlos testen.
GoCardless bietet zu Zeit nur Basis-Lastschriften an, da die Implementierung von Firmen-Lastschriften aufgrund der unterschiedlichen Bestimmungen der einzelnen EU-Mitgliedsstaaten sehr unterschiedlich sein kann.
SepaHeld überträgt Rechnungen für Sie von Ihrem ERP-System (z.b. Lexware Office, sevdesk, xentral, MOCO oder Papierkram) an GoCardless. Daher benötigen Sie einen SepaHeld Account, einen GoCardless Account und einen Account bei Ihrem ERP-System.
Sie verbinden Ihr SepaHeld Konto ganz leicht mit Ihrem GoCardless Account.
Klicken Sie dazu einfach in Ihrem Dashboard auf den Reiter „GoCardless“ und danach auf „Verbinden“.Bitte nehmen Sie hierzu Kontakt mit dem Support von GoCardless auf:support@gocardless.com
SepaHeld zieht Rechnungen und Serienrechnungen (im Premium-Paket auch Abschlags- und Schlussrechnungen) automatisch ein, insofern die Zahlungsbedingung der Rechnung einer der in SepaHeld ausgewählten Zahlungsbedingung entspricht.
Alle anderen Rechnungen werden nicht automatisch eingezogen (es wird ebenfalls nicht automatisch ein Mandat angefragt).
Als Premium-Kunde haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, manuell Rechnungen zum Einzug auszuwählen, unabhängig von der Zahlungsbedingung.
Serienrechnungen werden automatisiert vom SepaHeld bei der nächsten Ausführung erkannt. Insofern die Zahlungsbedingung auf der Serienrechnung mit der im SepaHeld hinterlegten Zahlungsbedingung übereinstimmt, überträgt SepaHeld die Rechnung automatisiert und zieht diese ein.
Gegebenenfalls müssen Sie die Zahlungsbedingung anpassen.
SepaHeld versendet nur für den folgenden Fall eine Sepa-Mandat-Anforderung an Ihre Kunden:
- Es wurde eine Rechnung ausgelöst mit der im SepaHeld hinterlegten Zahlungsbedingung und es besteht noch kein Mandat in GoCardless für dieses Unternehmen oder Einzelperson
SepaHeld versendet nicht an alle Kunden eine Sepa-Mandat-Anforderung – sondern nur wo notwendig.
Sollten Sie bereits bestehende Sepa-Mandate in GoCardless für den Unternehmenskunden haben, ordnet SepaHeld dieses Mandat automatisiert zu.
Für Privatpersonen und Verbraucher beachten Sie bitte den FAQ-Artikel:
Folgende Rechnungstypen werden von SepaHeld übertragen bzw. berücksichtigt:
- Einzelrechnungen / Rechnungen (Invoice)
- Serienrechnungen (Serial Invoice)
- mit SepaHeld Premium: Abschlagsrechnungen (Downpayment Invoice)
- mit SepaHeld Premium: Schlussrechnungen (Closing Invoice)
Nicht verarbeitet / berücksichtigt werden:
- Eingangsrechnungen (Purchase Invoice)
- Eingehende Gutschriften (Purchase Credite Note)
- Angebote (Quotations)
- Lieferscheine (Delivery Notes)
- Einnahme-Belege (SalesInvoice)
- Einnahme-Minderungs-Belege (Sales Credite Notes)
- Auftragsbestätigungen (Order Confirmations)
Der von Ihnen einziehbare Betrag wird von GoCardless begrenzt.
Den maximalen Rechnungsbetrag jeder verfügbaren Währung finden Sie auf der GoCardless Website.
In der EUROZONE ist das Limit z.B. 5.000 Euro pro Transaktion. GoCardless kann unter Umständen das Limit erhöhen.
Hierzu wenden Sie sich bitte an den GoCardless Support.
Sollten Sie Serienrechnungen in angelegt haben und parallel hierfür einen Dauerauftrag/Subscription in GoCardless, würde es durch die Übertragung der Serienrechnung von SepaHeld an GoCardless zu Doppelabbuchungen bei Ihrem Kunden kommen. Daher löschen Sie bitte die Daueraufträge/Subscriptions in GoCardless.
Wenn Sie einen Dauerauftrag/Subscription in GoCardless absagen, in dem ein Kunde hinterlegt ist, wird nur der Plan gelöscht. Das Mandat des Kunden bleibt bestehen.
Als SepaHeld-Premiumkunde können Sie Ihre Zahlung vor dem Fälligkeitsdatum einziehen lassen. Dazu gehen Sie auf “Einstellungen” und geben ein wieviele Tage die Zahlung früher eingezogen werden soll.
Zum Beispiel: Ist die Rechnung am 15.12. fällig und soll 5 Tage vorher eingezogen werden, dann setzen Sie den Zeitraum auf 5 Tage. Der Einzug bei GoCardless beginnt dann am 10.12.
Die Mail mit der Aufforderung das Mandat zu bestätigen wird von SepaHeld an alle in Ihrem ERP-System hinterlegten Mailadressen geschickt. In den meisten ERP-Systemen haben Sie die Möglichkeit unterschiedliche Ansprechpartner einem Kontakt hinzuzufügen.
Während Ihr Kunde das Mandat bestätigt muss er eine Mailadresse bei GoCardless hinterlegen. Nachdem das Mandat bestätigt wurde ist diese Mailadresse die einzige die von SepaHeld angeschrieben wird um über Zahlungsvorgänge zu informieren.
Es werden also nicht alle in Ihrem ERP-System hinterlegten Mailadressen angeschrieben.
Folgende E-Mails werden versendet:
- Eine E-Mail wird an Sie versendet, wenn ein neues Mandat angefordert wurde.
- Eine E-Mail wird an Ihren Kunden versendet, wenn ein neues Mandat angefordert wurde.
- Zwei Tage nachdem das Mandat angefordert wurde, insofern noch keine Bestätigung erfolgte, erhalten Sie eine weiter E-Mail, dass das Mandat noch ausstehend ist.
Sobald Sie SepaHeld mit Ihrem ERP-System und GoCardless verbunden haben können Sie alle zukünftigen Rechnungen, die mit Ihrem ERP-System erstellt werden, ganz einfach in Ihrem SepaHeld Dashboard einsehen.
Beachten Sie: Rechnungen vor der Nutzung mit SepaHeld versendet wurden, werden nicht in das Dashboard übertragen!
Wenn Sie Ihren Kunden zu einem spezifischen Fälligkeitsdatum eine Rechnung stellen und senden möchten, wählen Sie das Fälligkeitsdatum in Ihrer Zahlungsbedingung entsprechend. Z.B. 14 Tage netto.
Wenn Sie sich bei SepaHeld registrieren und das Onboarding erfolgreich durchgeführt haben, gelangen Sie zum Dashboard. Nach der Erstregistrierung werden Sie hier noch keinen Bericht oder eine Auflistung zu Ihren Rechnungen finden, da noch keine von Ihnen mit SepaHeld ausgeführt wurde.
Erst sobald Sie eine Rechnung erstellt und gespeichert haben bzw. an den Kunden versendet haben, überträgt SepaHeld dieses Mandat in Ihrem Dashboard, wo Sie es einsehen können.
Leider ist es nicht möglich vergangene Rechnungen, die vor der Benutzung mit SepaHeld getätigt wurden, in das SepaHeld Dashboard zu übertragen.
